El avance de la tecnología hace que la forma en la que trabajamos se reinvente de forma radical. Y esto sólo ha hecho que empezar. ¿A alguien se le ocurre cuáles serían las funciones, o tareas profesionales, sin ordenadores, sin teléfonos inteligentes, o sin internet? Cuesta incluso imaginárselo por un momento. Y no hace tantos años que esto era, precisamente, una realidad. En los momentos actuales que vivimos nos toca hablar de las Reuniones Virtuales Productivas.

La tecnología es el gran aliado del progreso y del entorno productivo, ya que permite hacer las cosas más rápidamente, de forma más fiable, y además permite llegar mucho más lejos. No sólo ha cambiado la forma de operar, sino también la de relacionarnos. Incluso ha supuesto el crecimiento del número de equipos virtuales existentes, al globalizarse el motor productivo y comercial.

Los equipos virtuales son aquellos formados por personas que no comparten de forma regular un espacio físico común donde desarrollar su actividad, al encontrarse ubicados en distintas localizaciones. Por lo tanto, su “casa común”, no es ya una oficina con paredes, mesas y sillas, sino más bien un espacio online, a través de una conexión en red compartida.

Así como el momento máximo de compartir y trabajar conjuntamente del “equipo presencial” es la “reunión presencial”, el momento prioritario para compartir y trabajar juntos como “equipo online” es la “reunión virtual”.

Mientras algunas culturas corporativas tienen muy integradas las reuniones virtuales, otras sufren para llevarlas a cabo, a pesar de que las necesitan de forma apremiante.

El reto de las reuniones virtuales

Trabajar de forma virtual no es fácil. De hecho, podría parecer, al menos al inicio, que es algo “contra-natura” para el trabajo en equipo exitoso. Pero como todo, requiere de buena predisposición y mucha constancia para conseguir que el trabajo en equipo virtual sea también productivo y agradable para sus integrantes.

Para que esto sea una realidad, los integrantes de un equipo virtual deberán hacerle frente a una serie de obstáculos:

  • Imposibilidad de compartir espacio físico común e igual para todos los miembros del equipo.
  • Disminución del “calor humano” por la ausencia de proximidad física.
  • Falta de dinamismo al limitar el campo visual a lo que abarca la cámara.
  • Disminución de la espontaneidad individual por parte de algunos integrantes por la “formalidad” de la cámara.
  • Facilidad de dispersión al estar expuestos a mensajes que “asaltan” la pantalla.
  • Dificultad para “leer” parte de la comunicación “no verbal” de los interlocutores.
  • Dificultades técnicas de audio o vídeo que hacen que algunas vídeo llamadas sean un martirio.
  • Imposibilidad de compartir documentos u otros objetos físicos, y tenerlos a la vista en todo momento para la consulta de cualquiera de los integrantes del equipo.
  • Etc.

Pero las reuniones virtuales también son una oportunidad para explorar algunas dinámicas que pueden ser incluso positivas para el equipo:

  • Ahorro de tiempo en las reuniones, ya que el entorno virtual invita a un formato más ágil y eficiente.
  • Ahorro de dinero al no tener que movilizar personas para que se reúnan en una localización física común.
  • Incremento de la capacidad de escucha, respetando los turnos de palabras, y así manejar los retrasos del audio cuando se dan.
  • Posibilidad de compartir documentos digitales de forma rápida sin necesidad de tener proyectores físicos.
  • Incrementar la capacidad de observación visual para poder leer la comunicación verbal (parcial) de los interlocutores.
  • Condensar la información clave a transmitir a los demás participantes, al tratarse de un entorno más ágil e inmediato, a diferencia del entorno presencial que permite intervenciones más largas y “calmadas”.
  • Potenciar la capacidad tecnológica de los participantes de la reunión virtual, al usar funcionalidades que luego podrán aplicar a su vida personal.
  • Etc.

12 requisitos para hacer Reuniones Virtuales Productivas

Una reunión virtual no deja de ser una reunión. Por lo tanto, es bueno considerar todas las recomendaciones necesarias para procurar la calidad de esta. Pero existen una serie de consideraciones que son más relevantes cuando se trata de asegurar el éxito de las reuniones que se celebran online. Vamos a repasarlas.

Reuniones virtuales productivas
 
01.- Asegurarse, antes de la reunión, que la tecnología funciona correctamente.

Parece una obviedad, pero una gran mayoría de reuniones no empiezan a la hora por problemas técnicos, que hace que alguna persona entre más tarde, o tenga que dedicarle un tiempo a hacerse con los controles de forma adecuada.

Consejo: Conectarse 10 minutos antes para instalar la aplicación si es necesario, para comprobar que la señal de internet es buena, y para asegurarse que el audio y la cámara funcionan correctamente. Una vez hecho esto se puede tener la plataforma minimizada (con el audio y cámara apagados) hasta que sea la hora de inicio de la reunión.

02.- Realizar una breve actividad de conexión entre los/las asistentes (warm up).

Las reuniones virtuales generan de por sí un entorno más frío que el que se genera en las reuniones presenciales. La ausencia de suficiente “toque humano”, y la falta de un entorno físico compartido, hacen que el punto de partida de la reunión sea mucho más impersonal.

Consejo: Empezar la reunión con una actividad breve para compartir y conectar los participantes (palabra que defina como le va el día a cada uno, intención con la que acuden a la reunión, resultados positivos a compartir y celebrar, dibujo en la pizarra virtual, etc.)

03.- Establecer un “parking virtual” para aparcar otros temas para futuras reuniones.

Las reuniones representan el canal habitual por el cual un grupo de personas se comunican y trabajan juntas. Esto hace que puedan salir muchos aspectos que necesitan ser discutidos, incluso más de los que estaban presentes en el orden del día de la reunión.

Consejo: Apuntar en la pizarra virtual de la plataforma los temas que vayan saliendo y que serán tratados en reuniones o foros posteriores. Es importante que las personas que atiendan a la reunión virtual puedan acceder a la pizarra y dejar por escrito el aspecto aparcado en la forma en la que se necesita expresar.

04.- Establecer un compromiso para evitar la multitarea durante la reunión virtual.

Es sumamente tentador hacer varias cosas en el ordenador mientras se asiste a una reunión virtual. La multitarea es más fácil que nunca con las multi-ventanas. Mientras en una parte de la pantalla se puede tener activada la plataforma usada para la reunión, en el otro extremo se puede estar mirando el correo electrónico. Hacer multitarea no sólo impide estar “presente” con el resto de participantes, sino que además es una falta de consideración para estos al no considerarlos como merecedores de un “foco” prioritario y exclusivo (se den estos cuenta, o no, de la multitarea).

Consejo: Las personas que atienden la reunión virtual deben acordar una alianza común para evitar la multitarea, con el compromiso de que si se da en algún momento por parte de alguna persona, el resto de los asistentes lo verbalizarán para garantizar la calidad de la reunión (asegurando la presencia y la intención) durante todo el tiempo que dure esta.

05.- Evitar repetir toda la información si alguien se incorpora tarde.

No todas las personas tienen o siguen los mismos hábitos en cuanto a puntualidad se refiere. El entorno virtual, además, puede parecer que invite a que las reuniones empiecen a la hora en punto, al no haber problemas de logística, pero la verdad es que, precisamente, la gente se confía y puede llegar a incorporarse un poco más tarde de lo previsto. Muchas veces es a causa de estos aspectos tecnológicos con los que no se contaba, y que se podrían haber remediado simplemente habiendo entrado antes de la hora para hacer el chequeo correspondiente.

Consejo: Si alguna persona se incorpora a la reunió hasta 5 minutos tarde es recomendable y hasta lógico volver a resumir la introducción hecha hasta el momento; y con más razón cuando el retraso se debe a temas técnicos. Pero cuando el retraso es mucho mayor, sea por la causa que sea, no tiene sentido, ni es justo para los asistentes, ni para la dinámica de la reunión, repetir la información para los que se han incorporado tarde.

06.- Usar siempre la cámara del vídeo cuando esté disponible.

No todas las personas que asisten a una reunión virtual se sienten cómodas saliendo por pantalla, y más en casos en los que el entorno físico desde el que realizan la video llamada es el privado. Además, lo que puede incomodar más es el hecho de verse constantemente en la pantalla, como quien se ve en un espejo. Pero el problema de la cámara apagada es que limita la conexión y comunicación con el resto de las personas, al ser privados de su parte no verbal. Así mismo genera desconfianza en los demás (en el caso de que la mayoría tengan la cámara encendida y alguna persona no). También invita a la multitarea en el caso de las personas más impacientes y activas.

Consejo: Comprometerse como equipo virtual a utilizar siempre la cámara para mejorar la comunicación entre los asistentes. Si se sabe de antemano que este aspecto es importante para el equipo, las personas harán todo lo posible para adecuar su entorno, así como comprobarán que la funcionalidad del video opere sin problemas.

07.- Desactivar micrófonos cuando exista ruido de fondo.

No hay cosa que moleste más a los asistentes a una reunión virtual que el ruido o ruidito constante que existe durante la reunión y que impide seguir el hilo de la conversación (ya de por sí retadora en algunos momentos de conexión débil). Además, en muchos casos no es fácil identificar el origen del ruido, cosa que pone incluso más nerviosas a las personas asistentes.

Consejo: Asegurarse de que el entorno físico escogido para conectarse a la reunión virtual es el más silencioso posible. En caso de que esto no pueda ser así, la persona que tiene problemas de ruido en su entorno físico, avisará al resto de asistentes al inicio de la reunión, informando que silenciará el micrófono en los momentos en que no esté hablando.

08.- Usar recursos visuales siempre que sea posible (presentaciones gráficas, etc.).

No se puede esperar que una persona, sentada, y con el foco visual prioritario en un campo muy limitado, esté 100% concentrada, y atenta, durante toda la conversación, especialmente cuando se trata de una reunión larga. Para ello es preciso que la reunión virtual sea lo más dinámica posible.

Consejo: Usar todos los recursos disponibles de la plataforma para hacer de la reunión una experiencia amena y participativa. Compartir pantalla, uso (apropiado) de emoticonos, hacer votaciones con la opción de la herramienta, uso de la pizarra… Todo vale para que la vista del participante no sea monótona al mostrarse sólo las cámaras de los asistentes, o sólo el documento compartido. Cuando miramos la televisión nos atraen los cambios de color, de movimiento o de formas. La “televisión” de la reunión virtual también necesita de más atracción visual.

09.- En caso de reuniones largas (2 horas o más) hacer una pausa.

En general se abusa de la duración de las reuniones, lo cual le quitan crédito y legitimidad futura, especialmente en algunas culturas organizativas controladoras y complacientes. Las reuniones virtuales, si cabe, deben ser más ágiles y productivas al ser más estáticas y sin el nivel de componente “social” añadido que tienen las presenciales.

Consejo: Sería bueno que una reunión virtual operativa no durara más de 30 minutos. Sería la forma de forzar a que las personas sintetizaran sus intervenciones, a la vez que se evitaría la multitarea, al no tener la sensación de que se está perdiendo el tiempo.

10.- Agradecer la participación de las personas asistentes a la reunión.

Se da por hecho que las personas de un equipo deben asistir a la reunión de equipo. Parece obvio. Pero eso no quita que debamos ser conscientes del esfuerzo en tiempo, y en energía, que requiere estar verdaderamente “presentes” durante toda la reunión, y con una honesta “intención” de procurar que la reunión sea útil y productiva. Esto incluso es más relevante en reuniones virtuales donde las dificultades añadidas suponen un reto para muchas personas.

Consejo: Agradecerse mutuamente (y no sólo, que también, por parte de la persona que ha liderado la reunión) la predisposición y compromiso para hacer posible una reunión productiva y positiva.

11.- Respetar la hora exacta de fin de la reunión.

Cuando un equipo hace que una reunión empiece y acabe en hora, está (más allá de la productividad de esta) haciendo una declaración de intenciones respecto a su voluntad de trabajar de forma eficiente y respetuosa con las agendas y responsabilidades de sus integrantes. En el entorno virtual, además, como no hay el problema del uso de las salas de reuniones físicas, la tentación de alargarlas es mucho mayor.

Consejo: Acabar la reunión en hora, se hayan abordado o no todos los puntos del orden del día. En muchos casos, y para crear esta cultura de eficiencia y respeto, es preferible continuar al día siguiente que alargar la reunión más tiempo. En este aspecto deberíamos ser un poco más estrictos, y no escudarnos en nuestra flexibilidad.

12.- Colgar el acta de la reunión en una plataforma común antes del fin de la jornada.

Una reunión que no genera decisiones acordadas, y acciones posteriores, no ha sido una reunión (en términos generales) eficiente. Es por ello por lo que todas las actividades derivadas de la reunión necesitan estar documentadas y compartidas de la forma más ágil posible.

Consejo: Una reunión virtual debe generar un acta, o documento resumen, que esté también disponible a nivel online en la mayor brevedad posible. Las actas que se realizan y se comparten más rápido, en muchos casos, son las que se trabajan de forma más intensiva a posteriori. Además, el acta debe ser un documento “abierto” a que cualquier asistente de la reunión añada aquello que piense que se ha abordado y necesite ser recogido (indicando el nombre de la persona que realiza el comentario).

Espero que estos consejos sobre como hacer Reuniones Virtuales Productivas te ayuden a mejorar el trabajo online con tu equipo. Ahora, más que nunca, esto marcará la diferencia en el futuro.

Enric Arola