El correo electrónico, como canal de comunicación, es una herramienta que está plenamente integrada en nuestra vida, sobretodo en el ámbito profesional. Se ha convertido en un gran aliado para algunas personas, mientras que para otras es una gran pesadilla. En todo caso, no se puede ningunear, ni dejar de usar. Llegó para ayudarnos a comunicar y a organizarnos mejor, aunque a veces parece que conseguimos lo contrario. Hoy escribo sobre cómo hacer una gestión del correo electrónico efectiva.

 

Existen tres tipos de personas usuarias del correo electrónico:

Los pasotas del mail

Suelen ser las personas que no responden a los mails, o los chequean esporádicamente, ya que piensan que no tienen tiempo para ello, o bien están tan saturados de trabajo que deciden contestar únicamente unos pocos correos, siguiendo su propio criterio.

La sensación de ir por libre, al no dar la respuesta esperada por los demás, está muy presente, por lo que puede existir un sentimiento de culpa (en algunos más que en otros).

Los drogadictos del mail

Por otro lado, tenemos las personas que están tan cómodas gestionando sus correos que se pasan minutos y minutos (sino horas) gestionándolo cada día. Estas personas se sienten ansiosas si tienen mails pendientes de contestar. Además, están enganchados en saber que reciben de los demás, y caen en la tentación de ir chequeando muy a menudo la bandeja de entrada.

El sentimiento existente es el de frustración si no han podido limpiar la bandeja y, por consiguiente, tener la sensación de falta de control al no llegar a gestionar a tiempo todos los correos.

Los maestros del mail

Por último, tenemos las personas que muestran una habilidad, asombrosa para muchos, en ir vaciando la bandeja de entrada, diferenciando claramente lo que requiere respuesta inmediata, de lo que se puede tratar más adelante, o incluso de lo que se puede eliminar directamente. Y todo ello, desde la plena satisfacción de no dedicarle más tiempo del que la persona quiere y puede dedicarle. ¡Todo un arte!

Trucos para la gestión efectiva del correo electrónico

 Para ir convirtiéndonos en maestros del mail debemos ir practicando una serie de hábitos que, sin lugar a duda, nos van a ayudar mucho a estar más en paz con nosotros mismos respecto a la forma en la que gestionamos nuestro correo electrónico.

 

  • Cambiar el paradigma que tenemos sobre la gestión del correo electrónico.

Tenemos que sustituir el viejo paradigma de la gestión del mail:

Gestionar los correos electrónicos es una parte de mi trabajo diario.

Por otro más productivo y eficiente:

Gestionar los correos es una herramienta que me ayuda a planificar mi trabajo diario.

 

  • Dedicarle un máximo de una hora por jornada laboral (en términos generales).

Obviamente, dependerá de la tarea o función que se realice, pero no se debería dedicar más tiempo a la gestión del mail. Si se hace, la productividad en la realización de temas estratégicos disminuye exponencialmente.

 

  • Asignar, para cada día, unas franjas horarias fijas para el chequeo del mail.

Repartir 3 franjas horarias, de 20 minutos cada una, a realizar cada día a la misma hora. Habrá días en los que no se podrá realizar, debido a reuniones urgentes, viajes, o por visitas a clientes, pero esto debería ser la excepción.

Una buena elección de franjas horarias (para horarios de oficina estándar) serían:

  • De 11:00 a 11:20. De esta manera dejamos las primeras horas (más productivas y tranquilas para la mayoría de las personas) libres para las tareas importantes y urgentes.
  • Al volver de la pausa de la comida otros 20 minutos. Aprovechamos así el momento de menor energía, donde nos cuesta más abordar los temas de mayor transcendencia.
  • Dedicar otros 20 minutos antes de finalizar la jornada de trabajo. Esto nos ayudará a marcar prioridades para el día siguiente.

 

  • Objetivo final: tener la bandeja de entrada lo más vacía posible.

El deseo de (me imagino) todos los usuarios o usuarias del correo electrónico es poder estar al día de estos, sin tener una cola de mails esperándonos. Una gestión efectiva de nuestro correo electrónico significaría tener la bandeja de entrada lo más limpia posible o, al menos, con sólo los importantes (y no urgentes) que requieren de un trabajo a posteriori (y ya planificado en el tiempo). De esta manera sería ideal no tener en la bandeja de entrada más de 10-15 correos.

 

  • Diferenciar la gestión del mail de la tarea derivada del mismo.

Chequear el mail NO significa abrir un correo electrónico con tareas o acciones a realizar y ponerse a trabajar en ello, olvidándose del resto de correos. Hacerlo sería un enfoque reactivo, ya que estamos permitiendo que el correo nos “secuestre” usando nuestro tiempo, y tirando por los suelos nuestra planificación de tareas diaria. El tiempo de chequeo sirve para comprobar los mensajes y poder establecer, a posteriori, una priorización y planificación de urgencias.

 

  • Contestar los correos electrónicos según su grado de importancia y urgencia.

Siguiendo con la matriz de Eisenhower, para la gestión del tiempo, los correos electrónicos también se pueden clasificar en:

– Importantes / Urgentes. Si responderlo, o realizar la acción oportuna derivada, requiere menos de 5 minutos, se podrá hacer en el momento. Si requiere de más tiempo, se deberá planificar (día/hora) para más adelante.

– Importantes / No urgentes. Se buscará un hueco en la agenda para realizar la acción derivada del correo, una vez gestionado los asuntos importantes y urgentes.

– No Importantes / Urgentes. Si se puede, se delegará la tarea asignada a quien tenga disponibilidad para realizarla, derivándole el correo electrónico para que esta otra persona lo gestione. Si no se puede delegar, se gestionará si no ocupa más de 5 minutos, o se planificará para realizarla después de los temas importantes y urgentes.

No Importantes / No urgentes. La mayoría de estos correos no se deberían ni abrir. Muy a menudo el asunto los delata. La mayoría de los mails comerciales, o en los que se está en copia, se encuentran en esta categoría.

 

  • Acordar con los miembros del equipo unas normas para el uso del correo electrónico.

La gestión del mail no sólo dependo de uno mismo. El cómo lo hagan las personas del entorno también puede afectar nuestra eficiencia al respecto. Si es necesario, los miembros de un equipo deben reunirse periódicamente para acordar, y hacer el seguimiento oportuno, las normas básicas para una gestión del mail colectivamente sostenible y respetuosa.

 

  • Cerrar la semana laboral habiendo limpiado el mail.

Es posible que la gestión del mail no se pueda realizar de la misma manera cada día, ya que existen días más complicados que otros. Pero sí sería deseable que la semana laboral acabe habiendo limpiado, el máximo posible, la bandeja de entrada. Esto será una buena forma de empezar la siguiente semana de forma más proactiva, y no tan reactivamente como lo es estar arrastrando temas en cola, o pendientes de planificar.

 

Recuerda: Gestionar el mail nos tiene que servir para organizar mejor nuestro trabajo. ¡Y no para dispersarnos!

¡Que disfrutes (proactiva y satisfactoriamente) de la gestión de tu correo electrónico!

 

Enric Arola