En el último artículo hablaba de la importancia de los equipos en parar de vez en cuando, y reflexionar acerca de su contribución de valor en la organización. Y, al hacerlo, decidir que se va a hacer de forma distinta para aumentar su productividad, así como la positividad, de sus miembros. Hoy vamos a ver cómo crear un plan de acción del equipo que sea exitoso.

Para que el equipo llegue a tener un mapa de ruta para ir aumentando su alto rendimiento, es necesario mirar más allá del plan en si, para entender que se trata de un proceso que empieza antes de que éste exista, y que continua una vez se ha creado.

A raíz de mi experiencia trabajando con equipos, a continuación indico algunos requisitos para confeccionar planes de acción que dan un gran resultado.

Requisitos para confeccionar el plan de acción del equipo

  • Estudiar bien el punto de partida

No existe un plan si antes no se sabe hacia donde hay que ir, y esto último tampoco se sabe si antes no sabemos donde estamos como equipo. Antes de cualquier plan de acción es básico analizar lo que funciona y lo que no, y lo que se ha hecho hasta ahora. Para ello hay que entender todas las necesidades organizativas y personales que han llevado al equipo a la situación actual.

Entrevistas individuales, y recolecta de datos cualitativos y cuantitativos para realizar una auditoría inicial, serán elementos clave en esta fase inicial.

  • Pasar de la obligación a la voluntad compartida

En el seno de un equipo conviven tantas sensibilidades y visiones como personas lo integran. Es muy probable que éstos tengan distintas percepciones acerca de cómo está el equipo y de qué necesita para ser más fuerte y para conseguir que sus miembros se sientan más a gusto.

Al inicio puede incluso que algunas personas se muestren contrarias, o cuanto menos perezosas, a iniciar un proceso de cambio. Es por ello que muchos líderes de equipo “fuerzan” a su equipo a realizar acciones de desarrollo. Hasta cierto punto esto puede llegar a ser normal, pero lo que ocurre es que no puede convertirse en un sentimiento que perdure si se quiere llegar a crear un plan de acción acordado que tenga éxito.

Es fundamental que los integrantes del equipo trabajen profundamente el plan de acción y se lo hagan suyo, y para que esto ocurra es necesario que se escuchen y respeten todas las voces. Nada de votar, nada de mayorías, y evitar caer en la tentación de aparcar las necesidades de los que se muestran menos activos o expresivos dentro del grupo.

  • Crear un punto de inflexión

Para crear un buen plan de acción, se requiere una cierta liturgia. Crear un espacio físico nuevo e inspirador, donde el equipo se reúna para confeccionarlo, será lo deseable. Para que se dé un antes y un después es bueno que el equipo desconecte de su entorno habitual que, conscientemente o no, es un constante recordatorio de sus resistencias, bloqueos y toxicidades.

Buscar un lugar cerca de la naturaleza, que conecte a las personas con sensaciones de armonía y bienestar, hará más fácil que éstas puedan estar más receptivas y proactivas a conectar con el cambio necesario.

  • Mantener el espíritu de cambio

Si el punto anterior ha sido exitoso, es fácil que los miembros del equipo hayan experimentado un sentimiento de inclusión e ilusión para mejorar como colectivo.

Esta energía es sumamente importante para el éxito futuro del equipo, que no se puede desaprovechar hasta dejarla morir.

Cuando el equipo ya esté en la vorágine del día a día, es imprescindible mantener el espíritu del evento vivido, a través de recordatorios y conversaciones entre sus integrantes, para que se consiga “anclarlo” de forma sostenible y para que perdure el máximo posible.

  • Determinar entregables claros y específicos

Si un plan de acción no tiene actividades o tareas que se puedan aterrizar de forma específica y que sean tangibles, difícilmente puede llegar a generar movimiento real en el equipo.

Muy a menudo se dan por buenas algunas acciones confusas o indefinidas, que no tienen responsable claro, que son de difícil medición, que no están ubicados en el tiempo, o más grave aún, que no cumplen con una transferencia real y clara con el objetivo perseguido.

En estos casos se requiere subir el listón de la rigurosidad para conseguir clarificar dichas acciones de una forma comprensible para todos.

  • Tensión creativa a los responsables

Una vez que el equipo decide construir un plan de acción de desarrollo para el mismo, y especialmente después de un evento que supone un punto de inflexión para el equipo, es fundamental que el responsable, o responsables del mismo, entiendan que a partir de ese momento su labor de acompañamiento y liderazgo al grupo contempla dos claros focos o necesidades:

  1. La necesidad de realizar la coordinación operativa del equipo (como ha ocurrido hasta la fecha)
  2. La necesidad de hacer seguimiento y crear tensión creativa en el equipo para llevar a cabo las acciones generadas en dichas jornadas de reflexión.

Y tan importante es la primera como la segunda, al menos durante el período de desarrollo del equipo, lo que comporta incluirlas en la agenda del equipo, superando la tentación de ir a lo urgente y aparcar lo demás.

Cuando un responsable se desvincula de lo acordado durante las jornadas, está dando permiso al equipo a hacer lo mismo, y a no respetar el plan de acción.

  • Aprovechar los proyectos actuales del equipo para cambiar

 Muy a menudo los miembros de un equipo creen que su plan de acción de desarrollo significa un incremento de acciones que se acumulan a las que ya existen a nivel operativo y que, por significar más volumen de trabajo, son aparcadas sistemáticamente.

Para que esto no ocurra es importante relacionar, en la medida que sea posible, las acciones del plan de acción a las tareas pendientes del día a día del equipo. En muchos casos el realizar acciones del plan de acción facilitará y simplificará los proyectos ordinarios del equipo.

Se trata pues de buscar estos vínculos para conseguir que ambas tareas no se vean como cosas distintas, sino sinérgicamente complementarias.

  • Celebrar y reconocer los avances

Y por último, hay que aprovechar cada paso, incluso pasito, que realice el equipo en relación al cumplimiento del plan de acción, para celebrar y agradecer a sus integrantes el movimiento generado.

La celebración y el reconocimiento por el esfuerzo realizado, así como por los éxitos parciales conseguidos, servirán de motivación para seguir el camino del desarrollo del equipo.

 

Enric Arola

 

 

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